Co to je SOP, neboli standardní pracovní postup?
Standart Operating Procedures ( zkráceně SOP) neboli standartní pracovní postup je zanamenání pracovního postupu po menších, stravitelných a snadno napodobitelných krocích.
Jeho účelem je, ukázat, jak udělat to, co se udělat má, lidem na různých pozicích i s rozličnou odpovědností.
Proč je sepsání standardních pracovních postupů ( SOP ) důležité a jak vám pomůže?
Pomáhá zaznamenat rutinní činnosti tak, tak aby byly snadno pochopitelné a bylo možné je bez obav svěřit v podstatě komukoli. Zaručí se tak vždy totožný výstup, na jaký byli ve firmě zvyklí.
Příklady standardních pracovních postupů
Nejběžnějším zaznamenaným pracovním postupem, který známe z běžného života určitě všichni, je obyčejný kuchyňský recept.
Ve fremním prostředí existují SOP stovky. Jak pro velké firmy, tak pro malé podniky. Např. standardní provozní postup pro úklidové služby, standardní provozní postup restaurace, standardní operační postup BOZP, i policie má svoje standardní operační postupy.
SOP zajišťují, aby byly splněny požadavky výroby, zajištěna bezpečnost, aby bylo zajištěno dodržení norem...
a nebo, což bude tak trochu případ virtuálního asistenta,... slouží k tréninku pracovních sil :)
Sofistikovanější firmy mají celé kuchařky takových firemních receptů a zpracovávají je i uchovávají v nástrojích, které jim je pomáhají jak vytvářet, tak distribuovat přesně k těm lidem, ke kterým dorazit mají.
Ale o nástrojích až za chvilku :)
Jak vytvořit standardní pracovní postup
Standardní pracovní postupy mohou být zaznamenány jak písemně, tak prostřednictvím videa, příp. kombinací obojího.
Všechny firmy mají procedury, které se opakují denně, týdně nebo měsíčně. I vaše firma je bude mít.
( Stáhněte si procedurní plánovač pro Virtuální asistenty )
1) Začněte od konce.
Tím, co je výsledkem, nebo cílem postupu. Podle cíle postup pojmenujte.
2) Při klientském briefu projděte podrobnosti.
3) Zvolte nejvhodnější podobu SOP
Hierarchické kroky
Číslované kroky dále rozdělené do dílčích krůčků. Vhodné, pokud je při procesu třeba dělat rozhodnutí.
Tímto způsobem probíhají i tréninky VA Akademie. Vybíráte trénink podle toho, co je vaším cílem. Při tréninku vás pak osobně provádím jednotlivými kroky i krůčky tak, abyste cíle dosáhli :)
Jednoduché kroky
Obyčejný číslovaný, nebo odrážkový dokument. Vhodné pro jednoduché úkoly.
KE STAŽENÍ...
Šablona standardního pracovního postupu zdarma pdf
Myšlenková mapa / diagram
Vhodné u složitějších projektů a postupů s různými variacemi výsledku. Jako vhodný nástroj můžete použít Coggle. Umožní vám vizualizovat všechny kroky projektu a propojit jak dokumenty, obrazovou část tak i video.
Diagram s variacemi výsledku
Myšlenková mapa pracovního postupu
Standardní pracovní postupy software
Existují nástroje, které umožňují vytvářet celé databáze pracovních postupů používaných v rámci firmy. Jsou placené, ale ty si vy řídit nemusíte. Jen je dobré, abyste o nich věděli.
- Macro
- Sweet Process
- Lean Power umí i digitalizovat dokumenty a převést je do digitálních pracovních instrukcí.
Pro tvorbu standardních operačních procedur můžete ale použít i obyčejnou Asanu. Vytvořit v ní jednoduchý tahák / Checklist který snadno vyexportujete a kdokoli jej může importovat do vlastní Asany.
Standardní operační postup app
Go Canvas je alternativa pro ty z vás, kdo ocení i aplikaci do telefonu.
Čtenáři tohoto článku čtou také:
Markéta Bouhaniková je první dámou VA Akademie, členkou Mezinárodní Asociace Virtuálních Asistentů a autorkou Učebnice pro Virtuální Asistenty.
Marketér tělem i duší. Přednáší o sociálních médiích, je lektor a odborný poradce pro virtuální asistenty.
